В наш час електронна пошта є одним із основних способів спілкування. Однак, незважаючи на всі переваги цього засобу зв'язку, багато людей зазнають труднощів при написанні листів. Часто виникає питання, що має містити листа, щоб він був інформативним і зрозумілим для одержувача.
Першим і найважливішим елементом листа є вступ. У ньому слід зазначити, кому адресовано листа, а також вітати отримувача. Вступ допомагає встановити контакт з адресатом та створює дружню атмосферу спілкування.
Далі слідує основна частина листа, в якій розповідається про тему листа. Важливо бути зрозумілим та точним у викладі інформації. Необхідно чітко сформулювати свої думки та уникати зайвих деталей. Основна частина листа має бути структурованою, щоб одержувач міг легко зрозуміти, що ви хочете сказати.
На завершення листа зазвичай висловлюється подяка одержувачу за увагу та час, які він витратив на читання листа. Також можна залишити свої контактні дані, щоб одержувач міг зв'язатися з вами надалі. Важливо пам'ятати, що лист має бути коректним і ввічливим, щоб створити позитивне враження про вас як відправника.
| Секція | Опис |
|---|---|
| Заголовок | Коротка та інформативна назва листа |
| Вітання | Ввічливе звернення до одержувача |
| Вступ | Короткий опис мети листа та контексту |
| Основний зміст | Детальний виклад інформації, питань чи пропозицій |
| Висновок | Підбиття підсумків або пропозиція подальших дій |
| Прощання | Ввічливе прощання та підпис відправника |
Що важливо у листах?
Користь листи складається з таких елементів:
- з тексту зрозуміла мета спілкування;
- у тексті є заклик до дії / узагальнюючий висновок;
- у тексті є відповіді на всі поставлені співрозмовником питання;
- у тексту чітка, ясна структура;
- у листи релевантна змістовна тема тексту.
Які вимоги до офіційних листів?
Що має містити?
- Дату, номер, дані адресата та відправника;
- Вказівка на дату, номер раніше отриманого листи;
- Заголовок про сутність листи та текст;
- Позначка наявності додатків;
- Підпис та при необхідності друк;
- Відмітка про співробітника-виконавця.
Як правильно та грамотно писати листи?
Як правильно писати листи: 6 складових переконливого листи
- Завжди чітко уявляйте те, про що збираєтесь написати.
- Починайте лист з вашого висновку …
- Розділіть ваші аргументи на декілька абзаців, що легко перетравлюються.
- Підкріпіть кожен аргумент доказами.
- Повторіть ваш висновок як заклик до дії